L'informatique autour de vos actes, jamais celle de vos actes
Une étude notariale repose sur des outils propres à la profession, encadrés par ses instances : la rédaction des actes et leur télétransmission n'en font pas partie. Ce que Depthlux organise, c'est tout le reste : les comptes du personnel, la messagerie de l'étude, le partage des dossiers entre salariés, la sauvegarde. Une informatique rangée, qui laisse l'acte à sa place.
Ce que Depthlux ne touche pas
Depthlux ne remplace à aucun moment les outils de rédaction d'actes, le logiciel notarial ni les circuits de télétransmission propres à la profession : ces outils restent souscrits et exploités par l'étude, selon les règles de son instance. Depthlux n'intervient pas sur ce périmètre.
Ce qui est organisé ici, c'est l'informatique qui entoure ces outils : les comptes du personnel, le partage de fichiers entre salariés, la messagerie de l'étude, la sauvegarde des documents qui ne relèvent pas du logiciel notarial, et la sécurité des connexions.
Un secrétariat qui tourne, des accès qui doivent suivre
Une étude de taille moyenne voit son secrétariat et ses clercs changer plus souvent que ses notaires associés. Un départ mal géré laisse parfois un accès ouvert sur une messagerie ou un dossier partagé, longtemps après que la personne a quitté l'étude.
Chaque salarié dispose d'un compte nominatif, avec des droits qui correspondent à son rôle dans l'étude. La fermeture d'un compte au départ d'une personne retire d'un coup tous ses accès aux outils gérés par Depthlux, sans oubli à vérifier poste par poste.
La confidentialité des rendez-vous et des dossiers clients
Un rendez-vous de succession, une vente en cours de négociation, un dossier familial sensible : les clients d'une étude notariale attendent une discrétion totale sur ce qui les concerne. Un agenda partagé mal cloisonné ou une boîte mail commune accessible à tout le secrétariat n'y aide pas.
La double authentification protège chaque connexion aux outils gérés par Depthlux, et le coffre-fort de mots de passe de l'étude garde les accès partagés (banques, fournisseurs, abonnements) hors de portée d'un simple mot de passe deviné.
Plusieurs sites, une seule organisation
Une étude répartie sur deux implantations géographiques retrouve les mêmes comptes, le même espace de fichiers et la même messagerie sur chaque site, sans dossier dupliqué ni version qui diverge entre les deux adresses.
Le palier type pour une étude notariale
Une étude de six à quinze personnes (notaires, clercs, secrétariat) relève en général du palier Structurer, à 462 € HT par mois, engagement 12 mois, à partir de 6 personnes : espace de travail, gestion commerciale pour les frais et honoraires de l'étude, sensibilisation au hameçonnage.
Une petite étude de moins de six personnes démarre sur le palier Démarrer, à 169 € HT par mois, engagement 12 mois, et grandit vers Structurer sans migration à refaire.
Une informatique documentée, indépendante du prestataire
Le classeur de l'entreprise remis à la fin de la mise en place décrit l'annuaire des comptes, les procédures d'arrivée et de départ, et l'organisation des dossiers partagés. Il reste valable même si l'étude change de prestataire informatique un jour.
Questions fréquentes
Depthlux rédige-t-il ou télétransmet-il des actes ?
Non, jamais. Les outils de rédaction d'actes et de télétransmission notariale restent entièrement ceux de la profession, choisis et exploités par l'étude.
Que fait Depthlux concrètement pour une étude notariale ?
Les comptes du personnel, le partage de fichiers entre salariés, la messagerie de l'étude, la sauvegarde et la sécurité des connexions — tout ce qui entoure le logiciel notarial, jamais le logiciel lui-même.
Les dossiers d'une étude répartie sur deux sites sont-ils séparés ?
Non : la même organisation, les mêmes comptes et le même espace de fichiers sont accessibles depuis chaque implantation, avec les droits propres à chaque salarié.
Qui peut accéder au coffre-fort de mots de passe de l'étude ?
Chaque salarié ouvre son propre coffre. Les accès communs (banques, fournisseurs) sont rangés dans un coffre d'équipe, accessible aux personnes désignées par l'étude.
Comment se passe le départ d'un clerc ou d'un secrétaire ?
Son compte est fermé le jour de son départ, ce qui retire d'un coup ses accès à tous les outils gérés par Depthlux.
Quel palier pour une petite étude de deux ou trois personnes ?
Le palier Démarrer convient, à partir d'une personne : espace de travail, messagerie à votre nom, sécurité de base et bilan annuel.