L'informatique d'une association, qui survit au départ d'un bénévole
Une association employeuse tourne souvent avec un trésorier bénévole qui change tous les deux ou trois ans, un mot de passe du compte Facebook connu de deux personnes seulement, et une liste d'adhérents tenue dans un tableur envoyé par mail au fil des années. Ce n'est pas un défaut d'organisation : c'est la vie normale d'une structure portée par des bénévoles. Depthlux range cette informatique pour qu'elle ne dépende plus d'une seule personne.
Le bénévole qui part avec les accès dans sa tête
Un président ou un trésorier bénévole quitte son mandat, et avec lui partent parfois le seul mot de passe connu de la messagerie de l'association, l'accès au compte bancaire en ligne, ou le fichier des adhérents gardé sur son ordinateur personnel. Le bureau suivant repart alors de zéro, ou pire, reste bloqué.
Chaque bénévole actif dispose d'un compte à son nom, avec un accès limité à son rôle dans l'association. Le changement de bureau se traite par l'ouverture et la fermeture de comptes nominatifs, pas par la transmission orale d'un mot de passe unique.
Le compte partagé, une fausse solution
Un compte de messagerie ou de réseau social unique, utilisé à tour de rôle par plusieurs bénévoles, semble pratique au début. Il devient vite impossible de savoir qui a répondu à quoi, et une seule personne qui change son mot de passe de son côté peut couper l'accès à toute l'équipe.
La messagerie professionnelle à votre nom de domaine (votreAssociation.fr) donne une adresse propre à chaque bénévole actif, avec une double authentification qui protège chaque connexion, sans dépendre d'un mot de passe connu de tous.
Les salariés, à côté des bénévoles
Une association employeuse a, en plus des bénévoles, des salariés qui ont besoin d'un accès stable dans le temps, indépendant des mandats bénévoles qui tournent plus souvent.
Le suivi des adhérents et des cotisations
Suivre qui a payé sa cotisation, à quelle échéance, et relancer les retards demande un outil dédié plutôt qu'un tableur recopié chaque année par un trésorier différent. La gestion commerciale de Depthlux inclut un suivi des adhérents et de leurs cotisations, avec leur date d'échéance.
Ce suivi porte sur les cotisations d'adhésion, pas sur les dons : un document distinct, ouvrant droit à un avantage fiscal pour le donateur, relève d'un besoin différent à signaler à part pour vérifier ce qu'il implique.
Le palier type pour une association employeuse
Une petite association de un à cinq salariés, avec des bénévoles en plus, relève du palier Démarrer, à 169 € HT par mois, engagement 12 mois, effectif minimal d'une personne.
Une association de six à vingt salariés passe au palier Structurer, à 462 € HT par mois, engagement 12 mois, à partir de 6 personnes, avec une sensibilisation au hameçonnage pour toute l'équipe.
Une organisation qui reste documentée, bureau après bureau
Le classeur de l'entreprise remis à la fin de la mise en place décrit l'annuaire des comptes et les procédures d'arrivée et de départ. Un nouveau bureau élu retrouve une organisation déjà écrite, plutôt qu'une transmission orale qui se perd d'un mandat à l'autre.
Questions fréquentes
Les bénévoles ont-ils chacun un compte, ou un compte partagé ?
Chaque bénévole actif a un compte à son nom, avec un accès limité à son rôle. Un compte partagé entre plusieurs personnes n'est pas la solution recommandée.
Que se passe-t-il quand le bureau de l'association change ?
Les comptes des sortants sont fermés, les comptes des nouveaux élus sont créés : l'organisation documentée dans le classeur de l'entreprise aide le nouveau bureau à prendre ses marques.
Le suivi couvre-t-il les dons, en plus des cotisations ?
Non, le suivi inclus concerne les cotisations d'adhérents et leur échéance. Un besoin propre aux dons se signale à part pour en vérifier la faisabilité.
Les salariés et les bénévoles ont-ils le même accès ?
Non, chaque compte est paramétré selon le rôle réel de la personne, salarié ou bénévole, dans l'association.
Une petite association de deux salariés peut-elle être cliente ?
Oui, le palier Démarrer couvre les associations à partir d'une personne salariée, avec une sécurité de base et un bilan annuel.
La liste des adhérents est-elle sauvegardée ?
Oui, comme l'ensemble des données de l'association, par une sauvegarde chiffrée chaque nuit chez un autre fournisseur que l'hébergeur.