L'informatique d'un cabinet comptable, enfin pilotée par quelqu'un
Un cabinet comptable manipule, chaque jour, les comptes bancaires, les bulletins de paie et les déclarations fiscales de ses clients. Ce n'est pas un détail parmi d'autres : c'est le cœur du métier, et c'est justement ce qui rend une informatique bricolée risquée. Depthlux prend en charge les comptes, la sécurité et la sauvegarde de ce cabinet, pour que la question ne retombe plus sur l'associé en fin de journée.
Le dossier client n'appartient à personne en particulier
Dans un petit cabinet, le dossier Dupont est souvent ouvert par la même personne depuis des années, sur le même poste, avec le même mot de passe noté quelque part. Le jour où cette personne est absente, en congé ou démissionne, le dossier n'est plus seulement difficile à retrouver : il est parfois tout simplement verrouillé.
Chaque salarié du cabinet a, chez Depthlux, un compte à son nom, avec un accès qui correspond à son rôle. L'associé voit ce que voit son équipe ; un stagiaire n'a pas accès à tout le portefeuille clients. Le départ d'un salarié se traite par une fermeture de compte, pas par une enquête sur ce qu'il emportait avec lui.
Le secret professionnel n'est pas une option qu'on active
Un expert-comptable est tenu au secret professionnel sur les informations financières de ses clients. Un tableur de suivi envoyé par mail à un confrère, un dossier ouvert depuis un ordinateur personnel pendant le confinement, un accès partagé resté ouvert après une mission terminée : ce sont des manquements ordinaires, pas des fautes volontaires.
La double authentification est obligatoire pour chaque connexion chez Depthlux : un mot de passe volé ne suffit plus à ouvrir un dossier client. Les mots de passe du cabinet (accès aux banques, aux télédéclarations, aux outils métier) vivent dans un coffre-fort que même l'administrateur du cabinet ne peut pas ouvrir à la place d'un salarié.
Ce que Depthlux ne fait pas
Depthlux ne remplace pas le logiciel métier de production comptable ni l'outil de télédéclaration du cabinet : ces outils restent les vôtres, choisis et souscrits par le cabinet. Ce que Depthlux organise, c'est tout ce qui entoure ces outils — les comptes, l'accès aux fichiers, la messagerie, la sauvegarde.
Une bascule de dossiers qui tient debout quand quelqu'un part
Un cabinet de huit personnes perd un salarié qui gérait quarante dossiers : la bascule se fait d'autant plus vite que les dossiers sont déjà rangés par équipe, dans un espace partagé, et non dispersés entre un ordinateur personnel et une boîte mail individuelle. Un stagiaire arrive en septembre pour la saison fiscale : son compte est créé le jour même, avec des droits limités, et fermé à son départ.
La messagerie professionnelle à votre nom de domaine (votreCabinet.fr) classe automatiquement le courrier indésirable et les tentatives de hameçonnage, un point d'attention réel pour un cabinet souvent visé par de faux ordres de virement adressés au service comptabilité d'un client.
Le palier type pour un petit cabinet
Un cabinet de six à huit personnes relève en général du palier Structurer : espace de travail, gestion commerciale pour vos propres honoraires, sécurité renforcée et sensibilisation au hameçonnage, pour 462 € HT par mois, engagement 12 mois, à partir de 6 personnes.
Un cabinet individuel ou associé à deux personnes démarre sur le palier Démarrer, à 169 € HT par mois, engagement 12 mois, effectif minimal d'une personne. La formule grandit avec le cabinet, sans migration à refaire.
Ce que vous gardez si vous partez
Les dossiers clients s'exportent gratuitement, sous 15 jours, dans des formats ouverts : aucun cabinet ne se retrouve dépendant de Depthlux pour relire ses propres archives. Le classeur de l'entreprise remis à la fin de la mise en place documente qui a accès à quoi dans le cabinet, indépendamment de nous.
Questions fréquentes
Depthlux remplace-t-il notre logiciel de production comptable ?
Non. Depthlux organise les comptes, la sécurité, la messagerie et la sauvegarde autour de votre outil métier, qui reste le vôtre, choisi et souscrit par le cabinet.
Les dossiers clients sont-ils accessibles depuis un ordinateur personnel ?
Chaque salarié se connecte avec son compte et sa double authentification, depuis l'appareil de son choix. Un accès réservé au réseau du cabinet peut être activé en option pour les postes les plus exposés.
Qui peut ouvrir le coffre-fort de mots de passe du cabinet ?
Chaque salarié ouvre son propre coffre avec son mot de passe maître : l'administrateur du cabinet ne peut pas l'ouvrir à sa place. Les mots de passe partagés (banques, télédéclaration) vivent dans un coffre d'équipe dédié.
Que se passe-t-il pour un stagiaire pendant la saison fiscale ?
Un compte à droits limités est créé le jour de son arrivée et fermé à son départ. Il n'a accès qu'aux dossiers et aux outils nécessaires à sa mission.
Nos échanges de documents clients sont-ils sécurisés ?
Les fichiers sont partagés depuis l'espace de travail du cabinet, protégé par la double authentification, plutôt que par pièce jointe envoyée en clair sur une messagerie grand public.
Pouvons-nous suivre nos propres honoraires dans le même outil ?
Oui, la gestion commerciale du cabinet (devis, notes d'honoraires, suivi des clients) est incluse dans l'abonnement, séparée des dossiers comptables de vos clients.